行事打ち合わせの進め方

行事の打ち合わせの進め方

行事の打ち合わせのポイントはスケジュールを立てることです。
打ち合わせ日時などのスケジュールを明確にすることで、やるべきことが具体的になります。
行事の規模によって準備期間は異なりますが、通常1~3か月前からスケジュールを立てます。
そのためには行事の年間計画が立っていることと、行事の担当者が決められていることが前提となります。

行事当日をゴールとして、以下のポイントを明確にします。

  • 打ち合わせの日時(可能な限り)
  • 打ち合わせごとの到達地点
  • 誰がどのような役割を担当するか(期限を含む)
  • 企画書を上司に提出する日程
    など。

行事というのは開催日が事前に決まるので、そこから逆算してスケジュールを立てられることが特徴です。行事の打ち合わせは、その特徴を活かすことがポイントになります。

もう一つのポイントは、利用者を多角的な見方で把握することです。
行事によっては利用者の介護度の差でうまく計画ができない場合があります。
そのような時は、マトリックス図を使用します。
例えば外出の行事を例にあげましょう。

マトリックス図

付箋を使い、外出対象者の名前を用意します。
そして縦軸と横軸の項目をいろいろ変更し、その項目ごとに付箋の場所を張り替えます。
そうすることによって多角的に利用者を把握でき、新たな外出行事計画を導くことができます。

詳しくは→マトリックス

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